岐阜県立岐阜北高等学校同窓会北斗会（以下、「当会」という）は、当会が取得し取扱う岐阜県立岐阜北高等学校卒業生（以下「会員」という）の個人情報の保護が重要な責務であることを認識し、以下のとおり個人情報保護基本方針を定め、これを遵守します。
１．当会における個人情報の定義
個人情報とは、個人を識別できる情報で、卒業年度、氏名（現旧姓名）、現住所（郵便番号、電話番号、FAX 番号、メールアドレス含む）、勤務先（名称、部署、役職、電話番号、ＦＡＸ番号、メールアドレス含む）、在学校名（所属学部含む）の情報を指します。
２．個人情報の利用目的について
当会では、お預かりしている会員の個人情報は、当会会則に定める目的の遂行に必要とされる諸事業、当会からの各種通信文の送付および連絡等、当会の運営に役立てる目的のみに利用します。
３．第三者への情報提供について
当会では、会員および岐阜県立岐阜北高等学校以外の第三者には提供しません。ただし、警察や裁判所等の公的機関から、法律に基づく手続において照会を受けた場合、会員の行為によって当会規約等に反し、当会の権利や財産等を保護するため必要と認められる場合および人命・身体・財産等に対する緊急の必要性がある場合は除きます。
４．法令等の遵守について
当会では、個人情報に適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
５．個人情報の管理について
（１）当会では、保管している会員の個人情報は、厳正な管理の下に、適切な安全管理対策を行うとともに、必要な是正措置を講じます。
また、個人情報の処理を外部に委託する場合は、個人情報を適正に取り扱っている委託先を選定し、契約等を通じて、必要かつ適切な監督を行います。
（２）個人情報を取り扱う責任者を置き、適切な管理を行います。
（３）個人情報の漏洩等により影響があった場合または影響を受ける可能性がある場合は直ちに本人へ連絡するとともに、個人情報保護委員会へ報告します。
６．個人情報保護基本方針の継続的改善について
当会では、会員の個人情報を適切な保護体制で維持していくために、国の法令等の変更に合わせ、個人情報保護基本方針を継続的に改善していきます。
７．個人情報に関するお問い合わせについて
（１）開示
当会では会員ご自身の情報の開示をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間および範囲で回答します。
（２）訂正等
当会では会員ご自身の情報の内容について、訂正、追加または削除をご希望される場合に は、お申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間および範囲で情報内容の訂正、追加または削除します。
（３）利用停止・消去
当会では会員ご自身の情報の内容について、利用停止または消去をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、当会が利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用していることまたは情報を適正に取得していないことが判明した場合、あるいは会員個人の権利または正当な利益が害されるおそれがある場合には、合理的な期間および範囲で利用停止または消去します。
また、会員が鬼籍に入られた場合、会員のご家族から会葬礼状を添付して会員情報の利用停止または消去をご希望される場合には、合理的な期間および範囲で利用停止または消去します。
８．開示等の受付方法・窓口について
上記７のお申し出および当会の個人データの取扱いに関するお問い合わせは、以下の方法にて受け付けます。
なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。
（１）受付手続き
以下の受付窓口まで文書でご連絡ください。ご本人（代理人）であることの確認をした上 で、書面交付の方法または当会会員が電磁的記録の提供による方法をお申し出の場合にはCDにコピーする方法、あるいは当会会員および当会が適当と認めた方法で回答します。お申し出内容によっては、当会所定の申込書面をご提出いただく場合があります。また、回答までに日数を要することがありますのでご了承ください。
なお、書面やCD での回答については、当会所定の手数料をお支払いいただく場合がございます。受付手続きについての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げます。
★ご本人からのお申込みの場合は、ご本人であることを、以下の方法等で確認いたします。運転免許証、パスポート、マイナンバーカード、健康保険の被保険者証、印鑑証明書等の証明書類
また、代理人からのお申込みの場合は、本人からの委任状および委任状に押印された印鑑の印鑑証明書、ご本人への電話等により確認をさせていただきます。
（２）受付窓口
〒５０２－０９３１
岐阜県岐阜市則武清水１８４１－１１
岐阜県立岐阜北高等学校同窓会北斗会 事務局
電話080-1566-9568 10：00～15：00（土日祝日を除く）
附 則
この改正は、2023年（令和5年）6 月10日開催の幹事会にて審議し承認を受け、北斗会会則第26条に基づき同日から施行する。